Waarom je de fileserver vaarwel moet zeggen

Wat is een fileserver?

Een fileserver wordt ook wel een bestandsserver genoemd. Deze fileserver is een computer die verantwoordelijk is voor de centrale opslag en het beheer van alle databestanden. Het idee hierachter is dat alle andere computers die hetzelfde netwerk gebruiken deze computer kunnen gebruiken om alle bestanden te openen. Het concept is op veel kantoren toegepast, maar inmiddels verouderd. Waarom? Dat leest u hieronder.

Waarom de Fileserver achterhaald is?

Welk bedrijf heeft hem niet? Een fileserver of netwerkschijf op locatie. Fileservers komen nog vaak voor en bevatten geregeld veel vertrouwelijke en privacygevoelige informatie. Het is een verzamelplaats van bedrijfsgegevens en documenten. Denk maar eens na: veel medewerkers hebben een eigen mapje waar ze naar hartenlust informatie kunnen opslaan. Maar is dit verstandig? De Fileserver is dus een verzamelplaats van allerlei belangrijke informatie. Door zijn grote omvang, is dit een behoorlijke kluif voor security en compliance. Denk maar eens na: elke werknemer, afdeling en klant of project heeft een eigen map met heel veel informatie. Daaronder hangen weer submappen. Uiteindelijk weet niemand wat er nu precies in welke map is opgeslagen. Dat is onoverzichtelijk en inefficient: op een fileserver moeten werknemers vaak behoorlijk zoeken, zo gaat kostbare tijd verloren. Daarnaast staat er vaak ook privacygevoelige informatie op een fileserver die niet beveiligd is, onhandig als je wilt voldoen aan de AVG. Een Excel-spreadsheet met bijvoorbeeld NAW-gegevens is de meest voorkomende bron met privacygevoelige informatie maar ook cv’s van kandidaten binnen een sollicitatieproces vallen hieronder. Tot slot is een lokale server vaak kostbaarder in onderhoud en updates. Hierdoor is hij vaak verouderd en daardoor makkelijker te hacken.

Oplossing: Stap over op de Cloud

Een goed alternatief voor een veilige werkomgeving online is de cloud. Werken in de cloud heeft veel voordelen. Microsoft biedt naast optimale beveiliging, programma’s als bijvoorbeeld Sharepoint en OneDrive om de fileserver op een professionele manier te vervangen. Als werknemer krijg je een persoonlijke inlog en kun je deze omgeving zo indelen dat het voor jou optimaal werkt. Daarnaast updaten deze twee programma’s zichzelf automatisch waardoor je gegevens en informatie altijd veilig staan en elke werknemer met dezelfde versies werkt. Sharepoint en Onedrive zijn onderdelen van Microsoft 365. Neem je het complete Microsoft 365, dan zijn er talloze extra voordelen: zo heb je vanaf elk apparaat met een internetverbinding toegang tot jouw gegevens en werk je makkelijker met collega’s samen met behulp van Microsoft Teams. Dat allemaal met de optimale beveiliging van Microsoft. Daar kan zo’n fileserver niet tegenop! Wil je meer informatie over Microsoft 365? Alles weten over werken in de cloud en de mogelijkheden? We praten je graag bij! Neem contact op met ons via e-mail of vraag een offerte aan.